Poslovanje sa predmetima regulisano je Sudskim poslovnikom. Prijem pismena vrši se u prijemnoj kancelariji pisarnice.

Prijem pismena

Svi podnesci, spisi, novčana pisma, telegrami, paketi i drugo (u daljem tekstu: pismena) primaju se na određenom mestu u prijemnoj kancelariji. Pismena se ne mogu primati van sudske zgrade odnosno mesta određenog za prijem pismena van sedišta suda. Pismena se primaju u redovno radno vreme suda i predaju licu koje je određeno za prijem pismena.Van redovnog radnog vremena, kao i u dane kada sud ne radi, sud je dužan da primi samo pismena u vezi sa predmetima po kojima je obavezan da postupa. Pismena se predaju licu koje je za to određeno odlukom predsednika.
Zaposleni koji u sudu prima pismena neposredno od stranke ne sme odbiti prijem pismena.Ako pismeno sadrži neke formalne nedostatke (npr. nije potpisano, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.), zaposleni može ukazati podnosiocu na njih i uputiti ga kako da ih otkloni.Ako sud nije nadležan za rad po pismenu, zaposleni može na to upozoriti podnosioca i uputiti ga nadležnom organu. Ako podnosilac i pored toga zahteva da se pismeno primi, zaposleni će ga primiti, a na pismeno staviti zabelešku o upozorenju.
Zaposleni je dužan da u zabelešci o prijemu pismena naznači mesto i vreme prijema (dan, čas i minut), naziv suda, način prijema (neposredno – poštom, obično - preporučeno), broj primeraka sa prilozima, datum predaje preporučene pošiljke pošti, primljeno sa ili bez takse, nalog za plaćenje takse, primljene vrednosti i sl.
Zaposleni određen za prijem potvrdiće prijem pismena stavljanjem otiska skraćene zabeleške o prijemu pismena koja sadrži: naziv suda, mesto i vreme prijema. Zabeleška se stavlja na kopiju pismena koja ostaje podnosiocu, a ako taksa nije plaćena, uručiće stranci i opomenu za plaćanje takse.
Opomena za plaćanje takse može se staviti i štambiljem. Ukoliko je pismeno poslato sudu preko pošte sud je dužan da na primljeno pismeno stavi zabelešku o prijemu pismena i uz pismeno zadrži poštansku kovertu, odnosno omot ako je dostavljeno na drugi način. Ukoliko je u rad suda uveden poslovni softver za upravljanje predmetima, evidencija o prijemu pismena i sve radnje iz st. 1 . do 3. ovog člana vezane za obradu pismena obavljaće se u poslovnom softveru suda.Prijem pismena od pošiljaoca koji poštu dostavlja koristeći dostavnu knjigu, potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa na nju, kao i na dostavnici, povratnici ili kopiji pismena čiji se original prima, ako su priloženi. Pored potpisa obavezno se stavlja službeni pečat i vreme prijema (čas i minut). Ovaj podatak beleži se i na primljenom pismenu, odnosno na njegovom omotu, ako zaposleni koji ga je primio nije ovlašćen i da ga otvori. Pismena koja se sudovima dostavljaju poštom prima i podiže iz poštanskog pregratka, zaposleni koji je za to određen.
Ovlašćeni zaposleni ne sme podići pošiljku na kojoj je označena vrednost, kao i preporučenu pošiljku, ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U tom slučaju mora zahtevati od pošte da se stanje i sadržina pošiljke komisijski utvrde, a zatim preuzme pošiljku sa zapisnikom o komisijskom nalazu. Ako zaposleni koji primi pošiljku nije ovlašćen i da je otvori, dužan je da je odmah po prijemu, pošto stavi na omot datum i vreme prijema (čas i minut), preda zaposlenom ovlašćenom za njeno otvaranje. Ovo posebno važi za pošiljke upućene lično Predsedniku ili istražnom sudiji, pošiljke koje imaju spoljnu oznaku "poverljivo" ili "strogo poverljivo", kao i za pošiljke u vezi sa licitacijom, konkursom i sl. Obične pošiljke predaju se zaposlenom ovlašćenom za otvaranje neposredno, dok se preporučene pošiljke i pošiljke sa oznakom "poverljivo", "strogo poverljivo" i druga pošta čiji je prijem pismeno potvrđen, predaju preko dostavne knjige.

Otvaranje i pregledanje pošte

Svu poštu primljenu u zatvorenim omotima otvara zaposleni u pisarnici koji je određen za prijem.Poštu, koja prema spoljnoj oznaci na omotu sadrži izjavu poslednje volje ili se odnosi na prethodni postupak, otvara nadležni sudija. Novčana pismena i druge vrednosne pošiljke otvaraju se komisijski. Prilikom otvaranja pošte vodi se računa da se ne oštete pismena, da se prilozi raznih pismena ne pomešaju, da neko pismeno ili prilog ne ostane u omotu, kao i da se proveri da li se brojevi napisani na omotu slažu sa brojevima primljenih pismena i dr.Ako neko od pismena nedostaje ili ako su primljeni samo prilozi bez dostavnog pismena, ili se ne vidi ko je pošiljalac, utvrdiće se to službenom zabeleškom, uz koju se prilaže omot. U ovim slučajevima, ako je to moguće, pisarnica o tome odmah obaveštava pošiljaoca.Uz primljeno pismeno priložiće se omot u svim slučajevima, kada datum predaje pošti može biti od važnosti za računanje rokova (žalba, konkurs i sl.) ili kad se iz samog pismena ne može utvrditi mesto odakle je poslato i ime pošiljaoca, a ti podaci su označeni na omotu. Ako je u jednom omotu prispelo više pismena, uz koje bi trebalo priložiti omot, on se prilaže uz jedno pismeno, a na ostala stavlja se broj upisnika pod kojim je zavedeno pismeno uz koje je priložen omot.Ako se u omotu nađe pismeno upućeno drugom sudu ili organu, pismeno se na najpogodniji način dostavlja onome kome je upućeno. Ovakvo pismeno ne zavodi se u upisnik.Ako je uz pismeno priložena dostavnica, na njoj će se potvrditi prijem stavljanjem datuma, potpisa i službenog pečata i odmah vratiti pošiljaocu.Kad je datum poštanskog žiga na omotu nečitak pa se ne može sa sigurnošću utvrditi dan predaje pošiljke, zatražiće se izveštaj od pošte, ako se na drugi način ne može utvrditi blagovremenost. Ako su omoti primljeni oštećeni ili postoji sumnja o neovlašćenom odnosno zlonamernom otvaranju, pošiljka se otvora u prisustvu dvoje zaposlenih u sudu. Nedostaci i nepravilnosti utvrđeni prilikom otvaranja pošiljke konstatuju se zabeleškom (npr. ako pismenu nedostaju prilozi, staviće se: "primljeno bez priloga", ako nedostaju samo pojedini prilozi, navodi se njihov naziv).

Raspoređivanje primljenih pismena

Primljena pismena razvrstavaju se prema oznakama iz upisnika.Pismena koja se odnose na javne knjige predaju se odmah vodiocu javne knjige.Pismena koja su vezana za rok i pismena sa važnim ispravama, sređuju se i predaju odvojeno.Na pismena za pojedine vrste postupaka stavljaju se i oznake propisane posebnim propisima.Pismenima primljena u sudskoj jedinici, razvrstavaju se na način utvrđen u st.1. do 5.ovog člana. Ako neko od primljenih pismena nije moguće rasporediti, pismeno će se zavesti u upisnik sudske uprave i predati Predsedniku koji će izvršiti raspoređivanje.Ako se uz pismeno prime predmeti, novac, vrednosni papiri ili dragocenost, to će se označiti pri vrhu pismena crvenom olovkom oznakom: "Depozit" i dalje postupati, u skladu sa propisima o finansijsko-materijalnom poslovanju suda.

Osnivanje predmeta

Upravitelj pisarnice, odnosno šef odseka, deli primljena pismena zaposlenima koji su rasporedom određeni za obavljanje pojedinih poslova u pisarnici.Primljena i raspoređena pismena zavode se u odgovarajući upisnik onog dana i pod onim datumom kada su primljena, ako se tim pismenom osniva nov predmet. Telegrami, pismena sa određenim rokovima, kao i druga hitna pismena dostavljaju se odmah nadležnom odeljenju. Prilikom osnivanja predmeta u elektronskoj formi, predmetu se može dodeliti jedinstveni sudski broj predmeta ( JSBP).Sudski broj predmeta sastoji se od oznake upisnika, rednog broja predmeta i poslednja dva broja godine pismena zavedenog u upisnik. Sudski broj predmeta sadrži arapski broj koji označava sudiju – predsednika veća kome je predmet dodeljen u rad, koji se nalazi ispred oznake upisnika, ako se po predmetu postupa u sedištu suda. Kada je sudski broj predmeta promenjen, iza novog broja predmeta dodaje se u zagradi i godina u kojoj je podnet inicijalni akt.